Café de oficina: máquina superautomática De'Longhi, cápsulas o servicio de vending (coste por taza)

¿Qué opciones tiene una empresa para ofrecer café?

Hay tres modelos, con lógicas distintas:

• Máquina superautomática de café en grano. Muele el grano en cada taza. Es el modelo De'Longhi que ofrece Aprixs (por ejemplo, la Eletta Explore, con recetas frías y calientes). Ver café para empresas.
• Cápsulas. Monodosis con máquina compatible. Cómodas, pero con coste por taza más alto y residuo individual.
• Vending. Una máquina de un operador, con servicio y reposición incluidos, donde normalmente paga quien toma el café.

¿Cómo se calcula el coste por taza?

El error típico es comparar solo el precio del café. Una máquina barata con cápsulas caras sale peor que una de cuota media con café en grano. Y un vending gratuito para la empresa puede no serlo si cobra a los empleados.

¿Cuánto cuesta el café en grano por taza?

En el catálogo B2B de Aprixs, el café en grano 100 % arábica de tueste natural cuesta 16,50 € el kilo, sin IVA. Una taza de espresso usa unos 7 a 8 gramos de café molido:

El pack de 500 vasos compostables de cartón sin recubrimiento plástico cuesta 18 € sin IVA, 0,036 € por vaso. Si usas tazas de cerámica, ese coste desaparece. Con café y vaso, el coste variable queda en unos 0,15 € por taza.

¿Y las cápsulas?

No incluimos tarifas de marcas concretas: cambian por compromiso de compra y volumen. El método para comparar es el mismo: pide el precio por cápsula con IVA y sin IVA, el mínimo de compra, quién pone la máquina y quién se hace cargo de las cápsulas usadas. Como ejemplo de cálculo, no como dato de mercado, una cápsula a 0,35 € haría que 1.260 cafés al mes costaran 441 €. Sustituye 0,35 € por tu precio real.

¿Cómo sale el caso de 30 personas?

Supuesto: 30 empleados, dos cafés al día, 21 días laborables al mes: 1.260 tazas mensuales.

Cálculo: 1.260 tazas por 7 g son 8,82 kg; 8,82 por 16,50 € son 145,53 €. Vasos: 1.260 por 0,036 € son 45,36 €. Resta de tu comparación la cuota de la máquina que te propongan: es la parte que debe decidir si merece la pena. La diferencia entre columnas depende por completo del precio de la cápsula que uses como ejemplo; con tu tarifa real podría ser mayor o menor. El artículo sobre máquinas De'Longhi para oficinas trae los modelos disponibles.

¿Qué ocurre con el mantenimiento y la cal?

Una superautomática exige limpieza del circuito de leche, vaciado de posos y descalcificación. En el sureste, donde el agua de red tiene con frecuencia dureza alta, la cal acorta la vida del equipo si no se trata. Opciones: agua osmotizada o filtrada, descalcificador y programa de descalcificación. Es la razón por la que un servicio con mantenimiento incluido suele salir mejor que una máquina comprada sin soporte. Si además quieres resolver el agua de la oficina, mira las fuentes de agua.

¿Y el vending?

La ventaja del vending es que el operador se ocupa de todo y no hay inversión. Las desventajas: el café suele cobrarse a quien lo toma, el menú lo marca el operador y hay contratos de colocación con duración que conviene leer. Pregunta: precio por taza para el empleado, si hay comisión para la empresa, plazo de contrato y condiciones de retirada. Si lo que quieres es que el café sea un beneficio de la empresa, una máquina propia o en renting es más coherente.

¿Qué decisión tomar según el tamaño de la plantilla?

• Menos de 10 personas: máquina compacta en grano o cápsulas; el volumen no justifica un equipo grande.
• 10 a 50 personas: superautomática en grano. Es donde más ahorra frente a cápsulas.
• Más de 50 personas o varias plantas: varias máquinas o una profesional; el vending puede complementar.
• Visitas frecuentes (clínica, academia): grano con recetas de leche y cuidado del residuo.

¿Qué hay de sostenibilidad y normativa de residuos?

La Ley 7/2022 de residuos y suelos contaminados orienta a las empresas a reducir envases de un solo uso. El café en grano solo genera posos orgánicos; las cápsulas generan un residuo por taza. En café en grano frente a cápsulas lo analizamos con más detalle.

¿Cómo empezar?

Pide una prueba de 15 días en tu oficina, mide cuántas tazas se sirven de verdad y calcula con tu consumo. Si además necesitas agua, el paquete de agua más café lo explicamos en servicio integral de agua y café. Los consumibles (café, vasos) se compran en la tienda B2B. Para presupuesto, contacta con nosotros o llama al 968 676 773.

¿Qué rutina de mantenimiento necesita una superautomática?

• Diario: vaciar el cajón de posos y la bandeja de goteo, enjuagar el depósito de agua y limpiar el circuito de leche si lo hay.
• Semanal: limpieza del grupo de infusión y de la zona de salida del café.
• Según dureza del agua: descalcificación periódica y cambio del filtro de agua del equipo si lo lleva.
• Revisión técnica: anual o según uso, a cargo del servicio técnico.

Una máquina sin esta rutina pierde calidad de taza y vida útil. Por eso conviene dejar por escrito quién la hace, y comprobar si el servicio de renting la incluye.

¿Qué errores son frecuentes en el café de oficina?

1. Comprar la máquina más barata y descubrir que el café por taza es el más caro.
2. No medir cuántas tazas se sirven de verdad; el consumo real casi siempre difiere del estimado.
3. Olvidar el coste de leche, azúcar, vasos y paletinas.
4. Ignorar la dureza del agua y acortar la vida del equipo.
5. No guardar el café en un lugar fresco, seco y cerrado, con lo que pierde aroma.

El café en grano se compra en la tienda B2B junto con el agua, lo que simplifica los pedidos de la empresa.

¿Cuántas máquinas necesita mi oficina?

Una regla práctica de planificación, no una norma: una máquina superautomática atiende con comodidad a unas 25 a 40 personas si hay picos repartidos; si todos coinciden a las 10:30 en la pausa, las colas se forman. Con más personas, o con varias plantas, añade una segunda máquina antes que cambiar a un equipo mayor. Dos máquinas pequeñas también reparten el desgaste y evitan quedarse sin café si una falla.